inleiding
In het kader van de wet Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) informeren wij u over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, welke gegevens wij bewaren, wat wij doen met deze gegevens en hoe wij de gegevens bewaren en wie er toegang heeft tot deze gegevens. In dit privacy document maken wij onderscheid tussen de administratieve gegevens en de inhoudelijke gegevens.

begripsbepaling
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht per 25 mei 2018
Administratieve gegevens: Naam, Adres, Woonplaats, telefoonnummer, e-mail adres, factuuradres, data en tijdstippen van trainingen, gesprekken, aankopen, offertes en facturen
Inhoudelijke gegevens: aantekeningen met betrekking tot de opleiding, training, coaching inclusief door u ter beschikking gesteld materiaal.
Wij: Spijker & Hamer vof, Bart Spijkerboer & Marlieke Overmeer

welke gegevens hebben wij van u en hoe komen wij daar aan
Na aanvaarding van mijn offerte vragen wij u om de volgende gegevens: naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, factuuradres. Deze gegevens slaan wij na afloop van het gesprek op in onze computer;
Daarnaast ontvangen wij van u mails, met vragen, documenten of overwegingen. Deze mails worden na lezen, opslaan van de documenten en beantwoording halfjaarlijks van onze computer gewist;
In een enkel geval ontvangen wij van derden, bijvoorbeeld uw werkgever of andere, documenten, zoals een bedrijfsanalyse of strategisch plan;
In sommige gevallen maken wij een offerte waarin beschrijving van de vraag, analyse en werkwijze wordt aangegeven;
Ten slotte maken wij zelf een Word-document met aantekeningen, maak ik tijdens het gesprek aantekeningen en in sommige gevallen maak ik een verslag voor de werkgever of de opdrachtgever van onze gesprekken.

wat bewaren wij aan gegevens
Wij bewaren administratieve gegevens, te weten:
– naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en factuuradres;
– data en tijdstippen van gesprekken;
– eventueel offertes;
– verstuurde facturen, voorzien van NAW-gegevens en uniek factuurnummer in combinatie met factuurdatum en data van gefactureerde werksessies.

Wij bewaren inhoudelijke gegevens, te weten:
– met de handgeschreven aantekeningen van de gevoerde gesprekken en uitgevoerde trainingen.
– de offerte; pas na toestemming van u aan de opdrachtgever verstuurd.
– verslagen of verantwoording van onze gesprekken voor werkgever en/of opdrachtgever. De verslagen voor werk – of opdrachtgever bevatten uitsluitend zakelijke gegevens, zoals werkdata en reden van de gesprekken en worden pas natoestemming van u aan de werk– of opdrachtgever toegestuurd.

hoe bewaren wij uw gegevens
De administratieve gegevens worden digitaal bewaard op een cloud-server. Wij maken gebruik van Dropbox voor het bewaren van de gegevens en de facturen. I-Cloud gebruiken wij voor het bewaren van de NAW-gegevens.
Het verzenden van de gegevens naar de Cloud-servers toe, het bewaren op de Cloudserversen het terughalen van de gegevens van de Cloudservers naar onze computers vindt encrypted plaats bij beide cloudservers volgens de veiligheidsstandaarden die daarvoor gelden.
De computers waarmee wordt gewerkt zijn beveiligd met een sterk wachtwoord. De wachtwoorden worden bewaard in het programma 1password. Dit programma is toegankelijk met een wachtwoord dat uitsluitend bij ons bekend is en nergens staat genoteerd.
– de NAW gegevens worden opgeslagen in het Apple-programma contacten;
– data en tijdstippen van gesprekken worden opgeslagen in het Apple-programma agenda;
Facturen worden in een aparte map in Dropbox opgeslagen.
Tijdens het eerste gesprek na aanvaarding van de offerte wordt u om toestemming gevraagd om de gegevens op bovengenoemde plekken op te slaan.
Inhoudelijke gegevens worden op twee manieren bewaard:
– op papier in een afgesloten map en in een unieke map in Dropbox, met een unieke aan u gekoppelde naam. De papieren map bevat de aantekeningen die wij tijdens de gesprekken maken en wordt na het gesprek kort bijgewerkt met een eigen reflectie op het werk.
– daarnaast slaan wij digitaal de documenten op die u ons ter beschikking heeft gesteld, zoals verslagen van de werksessie, documenten die u voor uzelf ontwikkelt of, indien van toepassing rapporten van bv een assessment of een test.

wat doen wij met deze gegevens
De Administratieve gegevens worden gebruikt om:
– facturen te verzenden;
– afspraken te maken of te verzetten;
– afspraken bij te houden;
– u op de hoogte te houden van mijn activiteiten via een nieuwsbrief.
De inhoudelijke gegevens worden gebruikt om:
– continuïteit van mijn werk te garanderen;
– de verslagen worden desgewenst aan u en uw werkgever ter beschikking gesteld na afloop van de werkzaamheden.
Daarnaast willen wij graag uw contactgegevens bewaren om u op de hoogte te houden van onze activiteiten. Wij vragen u daar expliciet toestemming voor via een toestemmingsformulier. Als u toestemming geeft voeren wij uw e-mailgegevens in ons nieuwsbrief programma in. U kunt ten alle tijden uw interesse veranderen of uw gegevens uit dit bestand verwijderen. Dat kan via het digitale nieuwsbrief programma dat wij daarvoor gebruiken of door een mail te sturen aan ons.
Ten slotte nodigen we u graag uit om na afloop van onze werkzaamheden een connectie aan te gaan via LinkedIn en Facebook. Alleen na uw uitdrukkelijke toestemming (via formulier) nodigen wij u uit om lid te worden van ons netwerk op LinkedIn en Facebook. U kunt op ieder moment de connectie verbreken.

hoe lang bewaren wij uw gegevens
Er is een wettelijke plicht vanuit de belastingdienst om een aantal administratieve gegevens zoals de facturen gedurende 7 jaar te bewaren.
Wij bewaren 7 jaar:
– facturen
– offertes
De inhoudelijke gegevens van training en coachings-sessies blijven 1 jaar bewaard, zodat de geschiedenis van onze werkzaamheden bij een eventueel vervolg binnen een jaar door mij opgehaald kan worden.

wie heeft er toegang tot de gegevens
Binnen Spijker & Hamer zijn Bart Spijkerboer en Marlieke Overmeer de enigen die toegang hebben tot de papieren en digitale gegevens.
De papieren gegevens worden binnen 1 jaar na afronding van onze werkzaamheden vernietigd. Tot die tijd worden deze in een afsluitbare kast op ons kantoor bewaard. Het kantoor wordt afgesloten als er niemand aanwezig is.
De digitale bestanden staan beveiligd met een sterk wachtwoord op mijn twee computers (IMac en Macbook) en zijn ook via onze beveiligde iPhone en iPadbereikbaar.
Wij hebben voor al mijn gegevens een dubbele beveiliging. Dropbox of I-Cloud is alleen op een andere computer te openen als ik een verificatie code, die ik binnen krijg op mijn telefoon of mijn pc, invoer. In geval van verlies en/of diefstal zijn de computers en de iPhone op afstand te formatteren.

website
Spijker & Hamer maakt gebruik van Google Analytics om  te kunnen zien hoe vaak de websites spijkerenhamer.nl, in-tegendeel.nl en marliekeovermeer.nl worden bezocht en hoe lang deze websites gemiddeld bezocht worden. Het delen van informatie is uitgezet. Om Google Analytics te gebruiken heb ik een verwerkingsovereenkomst afgesloten met Google. Deze overeenkomst is conform de richtlijnen van het College Bescherming Persoonsgegevens.

tot slot
Wij zijn ons bewust van het belang van uw privacy. De kwaliteit van ons werk, de vertrouwelijkheid waarin wij met u willen werken en de garanties die wij u bieden dat niets van de inhoud van ons werk voor andere oren en ogen beschikbaar mag zijn nemen wij daarom uiterst serieus. Mocht u tips of aanwijzingen hebben ter verbetering of mocht u niet wensen dat wij enige gegevens van u opslaan, laat het ons gerust weten, wij verwijderen direct alle gegevens; zowel de administratieve als inhoudelijke gegevens, voor zover dat wettelijk is toegestaan.